公司剛成立怎麼記帳？從第一筆帳到第一次報稅的實務指南

公司登記核准、拿到統一編號之後，很多新手老闆才開始煩惱：「帳到底要怎麼記？」有人聽說要做「內帳」和「外帳」兩本帳，有人以為還沒開始賺錢就不用記帳，也有人把公司的錢和自己的錢混著用，等到第一次報營業稅、第一次結算營所稅時，才發現憑證不齊、銀行流水對不上，只好花更多時間和費用補救。其實公司剛成立的記帳工作並不複雜，重點是在第一年就把流程建立起來：資本額怎麼入帳、哪些憑證要拿、每個月要整理什麼、什麼時候要申報。本文依商業會計法與營業稅法的規定，整理新公司從第一筆帳到第一次報稅要做的事，並說明「內帳外帳」的正確觀念，以及帳務已經亂掉時的補救方式，讓您不論自己處理或委託記帳人員，都知道該準備什麼。

「內帳、外帳」兩本帳是對的觀念嗎？

坊間常說公司要做「內帳」和「外帳」，內帳給老闆看真實狀況，外帳拿去報稅。這種說法容易讓人誤會成可以有兩套不同的帳。依商業會計法規定，非根據真實事項，不得造具任何會計憑證，也不得在會計帳簿表冊作任何記錄；也就是說，公司的帳只能有一套，而且必須依真實交易記錄。

比較正確的理解是：同一套帳，有兩種不同用途的呈現方式。

• 管理報表：給老闆看的，可以依產品線、客戶、專案拆分，重點是看懂公司賺不賺錢、現金夠不夠用。
• 稅務申報：依稅法規定計算課稅所得與營業稅。有些費用在會計上可以認列，但稅法有限額或不准認列，報稅時要做「帳外調整」，而不是另外做一本帳。

建立這個觀念很重要，因為帳務的可信度會影響您日後的銀行融資、引進投資人、國稅局查核，甚至公司轉讓時的估值。帳簿的種類與設置規定，可以參考台灣公司會計帳簿設置規定。

新公司的第一筆帳：資本額怎麼入帳？

公司設立時，股東把資本額匯入籌備處帳戶，申請設立登記前要先經會計師查核簽證資本額。公司核准設立、開立公司銀行帳戶後，把資金轉入公司帳戶，這就是公司的第一筆帳：一邊是銀行存款增加，一邊是股本（有限公司則是資本）增加。

很多老闆在這一步就犯錯：資本額查核完成後，馬上把錢轉回個人帳戶，或用公司帳戶付個人費用卻沒有任何紀錄。資本額在設立後是公司的資金，可以用在公司營運，但每一筆支出都要有合法憑證與用途，不能隨意挪回股東個人使用。資本額的意義與能不能動用，可以參考資本額是什麼？可以動用嗎；公司帳戶開立的文件與流程，則整理在台灣公司銀行開戶全攻略。

第一筆帳之後，接著建立三個習慣：

1. 公司帳戶與個人帳戶分開：客戶付款一律匯入公司帳戶，公司的費用一律從公司帳戶支付。老闆先代墊的費用，要保留憑證並記為「股東往來」，之後由公司歸還。
2. 每一筆收支都要有憑證：銷售開立統一發票，購買取得統一發票或收據，付款保留匯款紀錄。
3. 固定時間整理：每個月固定一天，把當月的憑證與銀行明細整理好，交給記帳人員或自己入帳。

另外，公司完成稅籍登記後，就要依國稅局核定的方式開立統一發票。現在多數公司使用電子發票，開立、作廢與折讓都在平台上完成，記帳時可以直接匯出明細，減少手動輸入的錯誤。建議一開始就決定好發票開立的負責人與流程，例如誰負責開票、客戶統一編號由誰確認、作廢要經過誰同意，避免月底對帳時才發現漏開或重複開立。

第一年要遵守的申報期限

公司開始營運後，有幾個固定的申報期限。依營業稅法規定，營業人不論有無銷售額，都要每兩個月為一期，在次期開始 15 日內申報營業稅；換句話說，即使公司剛成立還沒有營收，也要按期申報零申報，不能因為沒有收入就不報。

期限遇假日會順延，實際日期以財政部與國稅局公告為準。各種稅目的計算方式與稅率，可以參考公司剛成立要繳什麼稅。

每個月要準備哪些資料？

不論您自己記帳或委託記帳人員，每個月需要整理的資料大致相同。資料越完整、越準時，記帳的錯誤越少，委外的費用也比較好控制。

• 銷項發票：當月開出的統一發票，包括作廢與折讓的紀錄。使用電子發票的公司，可以從平台匯出明細。
• 進項憑證：進貨、租金、水電、設備、廣告等費用取得的發票或收據。進項發票是營業稅扣抵的依據，抬頭與統一編號要正確。
• 銀行明細：公司帳戶的收支明細。記帳人員會用銀行明細核對發票與憑證，找出漏記的收入或支出。
• 薪資資料：員工薪資、勞健保與勞退提繳、獎金與津貼，作為薪資費用與年度扣繳申報的依據。

另外要注意憑證的保存。依商業會計法規定，各項會計憑證在年度決算程序辦理終了後至少保存 5 年，會計帳簿及財務報表至少保存 10 年。電子發票與掃描檔也要有系統地保存，方便日後查核時調閱。

自己記帳還是委外？先看這三個條件

依商業會計法，公司的會計事務應設置會計人員處理，也可以委由會計師或依法取得代他人處理會計事務資格的人處理，例如記帳士與登錄的記帳及報稅代理業務人。新公司常見的選擇有三種：

判斷時可以看三個條件：每月交易筆數多不多、有沒有員工薪資與扣繳、是否有進出口或外幣交易。三項都很單純，自己處理加上記帳軟體就可以起步；只要其中一項比較複雜，委外通常比自己摸索更省時間。費用會依交易量、員工數、是否需要會計師簽證而不同，建議請兩到三家依您的實際交易量報價，並確認報價是否包含營業稅、扣繳與營所稅結算申報。各方案的成本效益比較，可以參考新創公司要請會計嗎；什麼情況需要會計師簽證，則整理在開公司一定要請會計師嗎。

委託前也建議到財政部的查詢系統確認對方資格，並在合約中寫清楚：每月資料交付日、對方回覆的期限、申報前是否提供報表給您確認，以及合約終止時帳冊與憑證如何交還。

帳已經亂掉了，該怎麼補救？

如果公司已經營運一段時間，帳務一直沒有好好處理，不要等到報稅前一週才處理，依下面的順序整理：

1. 先確認有沒有逾期未申報：營業稅是否每期都有申報？有逾期的，先盡快補申報，避免罰鍰繼續累積。
2. 以銀行明細為主軸重建：把公司帳戶的每一筆收支列出來，逐筆對應發票與憑證，找不到憑證的支出先標註。
3. 補齊可以補的憑證：向供應商申請補發發票或證明，代墊費用整理成股東往來明細。
4. 區分公私款項：從公司帳戶支付的個人費用，應整理為股東往來或其他適當科目，不能直接列為公司費用。
5. 請專業人員評估：帳務落差較大時，請記帳士或會計師評估調整方式，並在營所稅結算申報前完成。

補救的過程通常比一開始就做好花更多時間，所以新公司最值得投資的，就是在第一個月就把上面的流程建立起來。公司設立時常見的其他問題，也可以參考台灣公司設立常見錯誤 Top 10。

常見問題

公司剛成立還沒有營收，需要記帳和報稅嗎？

需要。依營業稅法規定，營業人不論有無銷售額，都要每兩個月申報一次營業稅；公司的開辦費、租金等支出也要記帳，並在隔年 5 月辦理營所稅結算申報。

內帳和外帳可以分開做兩本帳嗎？

不可以。商業會計法規定非根據真實事項不得造具會計憑證或在帳簿記錄，公司的帳只能有一套。給老闆看的管理報表和報稅用的申報書，是同一套帳的不同呈現，稅法上的差異以帳外調整處理。

會計憑證和帳簿要保存多久？

依商業會計法，各項會計憑證在年度決算程序辦理終了後至少保存 5 年，會計帳簿及財務報表至少保存 10 年；有未結會計事項者，保存到事項結束為止。

老闆先用自己的錢付公司費用，可以報帳嗎？

可以，但要保留以公司抬頭與統一編號開立的發票或收據，並記為股東往來，之後由公司歸還。不要把個人消費混入公司費用。

資料來源

• 全國法規資料庫：商業會計法
• 全國法規資料庫：加值型及非加值型營業稅法第 35 條
• 全國法規資料庫：所得稅法
• 財政部稅務入口網

本文為一般資訊整理，不構成會計或稅務意見。申報期限遇假日順延，相關規定可能修正，實際適用請以財政部與各區國稅局最新公告為準，並由記帳士或會計師依個案判斷。