在日本聘第一位員工全攻略：工作簽證、社保登記與薪資申報清單（2026）

在日本設立公司之後，聘用第一位員工往往是台灣企業最頭痛的環節。工作簽證要申請哪一種？社會保險從哪一天起算、申辦期限是多少天？勞動契約缺了哪個條款會被勞動基準監督署盯上？很多台灣老闆等到出了問題才知道，日本的聘僱合規成本遠比想像中高。本文以「聘第一位員工的第一天」為起點，提供台灣企業赴日聘僱本地員工、或從台灣派駐主管到日本子公司的完整實務清單，涵蓋 2026 年最新費率、申報期限與勞動法合規要點，協助您在踩到高罰款地雷之前就備好所有手續。

聘第一位員工的 5 個合規步驟

在日本，法人公司設立與員工到職後，有兩套平行的社保登記流程必須在規定時限內完成，錯過任何一個都會面臨追繳保費或罰款。以下是按時序整理的行動清單：

步驟一：設立後 5 天內——社會保險適用事業所申請

公司設立登記完成後，法人雇主必須在 5 天內向所轄年金事務所提交「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」，取得適用事業所號碼。這份申請是後續所有員工加保手續的前提。

步驟二：員工到職後 5 天內——健保與厚生年金加保

每位員工到職後，雇主必須在 5 天內向年金事務所提交「被保険者資格取得届」，完成健康保險與厚生年金的加保。短短 5 天是日本社保合規最常見的踩線點，尤其是員工月底入職時，公司端容易誤以為「下個月一起辦」而延誤。

步驟三：設立後 10 天內——勞災保險申請

公司僱用了第一位員工，即自動適用勞災保險（工傷補償保險）。雇主應向轄區勞動基準監督署提交「保険関係成立届」，並在同年 7 月 10 日前完成第一次保費概算申告。

步驟四：員工到職後——雇用保險加保

員工到職後，雇主須在「到職月的翌月 10 日」之前，向所轄公共職業安定所（Hello Work）提交「雇用保険被保険者資格取得届」。若公司原本沒有員工、這是第一位員工，還需先完成雇用保險適用事業所的設置手續。

步驟五：10 人以上事業所——制定就業規則並報備

員工人數達到 10 人時，雇主必須制定就業規則，並向勞動基準監督署報備。就業規則是日後處理員工糾紛、解僱紛爭的法律基礎，台灣企業常在這個環節使用非本地化的版本，埋下風險。

工作簽證怎麼選？台籍主管與員工對照表

外國人在日本從事就勞活動，必須持有對應的在留資格（簽證）。對台灣企業而言，最常見的情境有三種：台灣母公司把高管派駐日本子公司、在日本本地直接招募外籍人才、以及台籍創業者自己取得在留資格在日本經營。

以下為主要工作簽證類型對照，角度聚焦在台籍員工與派駐主管的申請場景：

台籍主管最常用的是「企業内転勤」：若您要從台灣母公司或關聯企業把主管派駐日本子公司，這個在留資格申請要件相對直接。申請時的關鍵材料包括：派遣書（派令）、關聯企業關係證明（公司登記資料）、在台任職的薪資記錄與在職證明。

注意：投資者簽證（経営管理）和移居申請不在本文範圍，這兩種情境請分別參考日本公司設立指南與台灣人赴日移居指南。

外國人到職後，雇主須確認在留卡的在留資格與就勞限制（許可活動欄），並在到職與離職時各向 Hello Work 提交「外国人雇用状況届出」。違反申報義務，雇主可被處 30 萬日圓以下罰金。

社會保險四大項目：2026 年最新費率

日本的社會保險分為「社会保険」（健康保險＋厚生年金）與「労働保険」（雇用保險＋勞災保險）兩大體系。設立法人即強制適用，無論員工人數多少，雇主都必須加保。

2026 年重要變動有兩點：健康保險費率下調（全國健康保險協會「協會健保」平均費率從 10.00% 降至 9.90%，34 年來首次下降）；同時育兒支援金新制（2026 年 4 月起，「子ども・子育て支援金」費率 0.23% 按薪資同步徵收，雇主員工各半）。

與 2024 年相比，雇主實質負擔小幅上升（因育兒支援金加入），但健保費率下降部分略為抵銷。

已在日本設立公司者，可先在日本公司設立費用試算頁面確認設立成本，再搭配本文的人事費用計算，評估擴點的整體預算。

勞動契約必備條款與 36 協定

日本《勞動基準法》要求雇主在聘僱時必須書面明示勞動條件（労働条件通知書）。2024 年 4 月的修正新增了「勤務地點及業務內容的變更範圍」必須載明，這一點台灣企業常常遺漏。

書面勞動契約必備的法定事項包括：

• 勞動契約期間（定期或無定期）
• 就業場所與業務內容，以及將來可能變更的範圍
• 始業、終業時刻與休息時間
• 休假、育兒・介護休業相關事項
• 薪資計算方式、支付日及支付方法
• 退職（含解僱）相關事項

36 協定（三六協定）是加班的前提：雇主如需員工加班，必須事先與員工代表（或工會）簽訂「時間外・休日労働に関する協定届」並向勞動基準監督署報備。未簽 36 協定就要求加班，雇主可被處以刑事追訴（6 個月以下有期徒刑或 30 萬日圓以下罰金）。加班費率如下：

• 一般加班：25% 加給
• 深夜（22:00–5:00）加班：25% 加給（與一般加班重疊時合計 50%）
• 法定休日出勤：35% 加給
• 每月加班超過 60 小時：50% 加給（2023 年 4 月起適用於中小企業）

解僱保護是台灣企業最容易踩到的地雷：日本判例法要求解僱必須有「客觀合理的理由」且「符合社會通念上的相當性」，否則解僱無效。解僱前須給予至少 30 天預告，或支付 30 天份平均工資作為解僱預告津貼。台灣企業在日遭遇勞資糾紛，最常見的原因就是用台灣邏輯（「試用期不合格就不續用」）處理日本員工，日本法院認定這類解僱無效的比例相當高。

薪資申報與源泉徵收實務

日本的薪資申報採「源泉徵收制」，由雇主每月代扣所得稅（源泉所得税）並按月繳納（10 人以下事業所可申請「納期特例」，改為每年 2 次繳納）。

雇主每月必須處理的薪資代扣項目：

1. 所得稅（源泉所得税）：依「給与所得の源泉徴収税額表」查表計算，累進稅率 5%～45%
2. 住民稅：前一年所得的約 10%，6 月起每月由雇主代扣（特別徴収），首次適用在前一年確定申告後
3. 健康保險料（員工負擔部分）
4. 厚生年金保險料（員工負擔部分）
5. 雇用保險料（員工負擔部分）

年度申報（年末調整）：每年 12 月，雇主須為員工辦理「年末調整」，計算全年實際應繳所得稅，多退少補。多數員工不需要另行申告確定申告，由雇主代為完結。

外國員工（非永住者）特殊規定：在日本居住未滿 5 年、且非永住資格的外國員工，僅就在日本境內取得的所得課稅（非永住者規定）。雇主在申報時須注意員工的稅務身分，避免多扣或少扣。

關於日本公司整體稅務架構，可參考日本公司稅務指南，了解法人稅、消費稅與事業稅的計算邏輯。

2026 年最低工資：各地更新時間不同

日本最低工資分「地域別最低工資」（各都道府縣訂定，適用所有事業場所）與「特定（産業別）最低工資」（特定產業訂定，較地域別高）兩種。雇主支付薪資時須符合兩者中較高的標準。

2026 年度全國加重平均最低工資為每小時 1,177 日圓（較上年度 +56 日圓），東京都為 1,280 日圓，是全國最高水準。

以下為 2026 年度主要都府縣最低工資（時薪）：

• 東京都：1,280 日圓（各地最高）
• 全國加重平均：1,177 日圓
• 地方縣市最低：約 1,085～1,090 日圓（九州部分縣市）

重要提醒：2026 年度各都道府縣的發效日從 10 月 1 日到 12 月 2 日不等，薪資計算是依「實際工作日期」而非「發薪日期」判斷。雇主在跨月薪資計算時，需按員工實際工作的日期套用新舊費率。違反最低工資規定，可被處 50 萬日圓以下罰金。

日本政府的中期目標是將全國最低工資提升至 1,500 日圓，近年每年調幅維持在 50 日圓以上。企業在制訂薪資預算時，應預留每年調薪空間，避免陷入被動。

已聘員工但漏辦社保，該如何補救？

台灣企業在日本設立分公司或子公司後，有時因為一開始只有台籍主管掛名、實際營運較慢，就順延了社保登記。等到日本員工正式到職才發現，社保早就應該在設立後 5 天內就辦好了。

如果您已經發現這種情況，這裡提供幾個補救方向：

立即向年金事務所辦理補追申請：年金事務所在多數情況下接受補辦，但會一次性追繳未申報期間的保費，並加計一定比例的滯納金。雇主負擔與員工負擔部分都須補繳，實務上有時需要與員工協商員工負擔的回溯追繳方式。

委託社会保険労務士（社労士）處理：社労士是日本處理社保與勞動法事務的專業顧問（類似台灣的勞工局申辦代理人加法律顧問的結合），在補辦流程中扮演關鍵角色。如果涉及多名員工的補追、或回溯期間較長，強烈建議透過社労士操作，避免申報錯誤進一步擴大。

確認雇用保險的補辦期限：雇用保險的補辦申請有 2 年的追溯期上限，超過這個年限的部分將無法補追。健保與厚生年金的追溯期則為 2 年（保費徵收的時效），超過部分從結果上看雇主「不用補繳」，但員工可能因此在那段期間失去保障——這本身也是法律風險。

若您正從零開始規劃在日本設立公司並展開人事作業，可先參考日本公司設立完整指南，了解公司型態選擇（株式会社 vs. 合同会社）與設立流程，再搭配本文的聘僱清單，確保從設立第一天就走在合規軌道上。

常見問題

台灣母公司要把主管派到日本子公司，要辦哪種簽證？

適用「企業内転勤」在留資格。申請條件是：在海外關聯企業任職滿 1 年以上、從事技術或國際業務性質的工作。申請材料包括在台任職證明、薪資記錄、關聯企業關係證明（母子公司登記文件）及派遣書。取得在留資格後，持証人可在日本合法從事業務管理活動。

日本雇主的社保負擔到底占薪資多少？

以 2026 年東京事務職員工（40 歲以下）為基準，雇主負擔合計約為薪資的 15.4%，包含健康保險（~4.95%）、厚生年金（9.15%）、雇用保險（0.85%）、育兒支援金（0.115%）及勞災保險（~0.30%）。40 歲至 64 歲員工另加介護保險雇主負擔 0.81%，總計約 16.2%。雇主在規劃人事成本時，建議以月薪 × 1.15～1.20 倍作為保守估算基數，再加計通勤手当與賞与準備金。

日本最低工資多久調整一次，2026 年最新是多少？

每年 10 月前後調整，發效日因縣市不同而異（10 月 1 日至 12 月初）。2026 年度全國加重平均為每小時 1,177 日圓，東京都最高為 1,280 日圓。薪資計算是依工作日期（非發薪日）判斷，跨月薪資須按新舊費率分別計算。

設立公司後多久必須辦完所有社保登記？

• 健康保險與厚生年金：公司設立後 5 天內提交適用事業所申請；員工到職後 5 天內完成加保
• 勞災保險：第一位員工到職後 10 天內提交保険関係成立届
• 雇用保険：員工到職後，翌月 10 日前提交加保申請
• 就業規則：員工達 10 人時須制定並向勞基署報備

日本解僱員工程序和台灣有什麼不同？

日本的解僱保護遠嚴於台灣。雇主解僱必須具備「客觀合理的理由」且「符合社會通念上的相當性」，否則日本法院判決解僱無效的比例相當高。程序上須提前 30 天預告，或支付 30 天份平均工資作為解僱預告津貼。試用期解僱限制相對較寬，但入職滿 14 天後仍需遵守預告義務。實務上建議避免直接解僱，優先嘗試配置調整或退職勸獎，並在過程中諮詢社労士或律師。

資料來源

• 日本厚生勞動省「社会保険の加入手続きについて」（年金事務所申請流程）
• 全国健康保険協会「令和8年度（2026年度）保険料率について」（健保費率 9.90% 調整資訊）
• 日本厚生勞動省・地域別最低賃金一覧（2026 年度全國加重平均 1,177 日圓、東京都 1,280 日圓）
• 厚生勞動省「雇用保険料率について（令和8年度）」
• 内閣府「子ども・子育て支援金 徴収・拠出基準」（2026 年 4 月新設費率）
• 日本勞動基準法（昭和 22 年法律第 49 號）及 2024 年 4 月修正條文

本文內容僅供一般資訊參考，不構成法律、稅務或社保合規建議。費率、法規與申辦期限會隨主管機關公告而調整，實際辦理前請以厚生勞動省、年金事務所、Hello Work 等官方機構最新公告為準，並建議諮詢持牌社会保険労務士或律師。