美國公司聘僱與 Payroll 合規：聘第一位員工前的登記與申報清單

美國公司成立後，很多台商下一步就是找人：在當地聘一位業務、請客服或倉儲人員，或是把工程案外包給美國的自由工作者。問題在於，一旦開始付錢給「人」，公司就從單純的登記與報稅，進入雇主登記、薪資扣繳、失業保險、勞工保險、移民身分查核與年度資訊申報的範圍。最常見的地雷是把實際上像員工的人用承攬合約處理，或是員工已經在別州遠端上班，公司卻沒有在那一州登記雇主帳號。本文用台商的角度，整理聘第一位美國員工前要完成的登記、每期薪資要扣哪些稅、全年申報時程、跨州與台灣端人員的處理方式，以及已經做錯時怎麼補救。

先判斷：您要找的是員工，還是承攬人？

在美國，對方是員工（employee）還是獨立承攬人（independent contractor），不是看合約名稱，而是看實際的工作關係。美國國稅局（IRS）採用普通法（common law）判斷，大致分成三類證據：行為控制（公司是否決定對方怎麼做、何時做、在哪裡做）、財務控制（對方是否自備工具、自負盈虧、可以接其他客戶）、雙方關係（是否有福利、是否為長期且屬於公司核心業務）。沒有單一項目能決定結果，要整體評估。

州政府的標準可能比聯邦更嚴。最常被提到的是加州：加州自 2020 年起依 AB 5 採用 ABC 測試，除法定例外行業外，除非公司能證明三個條件同時成立（對方不受公司控制、工作不屬於公司一般業務範圍、對方獨立經營同類業務），否則推定為員工。台商在加州找業務或客服，若用承攬合約、但要求固定上班時間並使用公司帳號與系統，被認定為員工的可能性很高。

如果判斷有疑義，雇主或工作者可以向 IRS 提出 Form SS-8，請 IRS 判定身分，但審查時間長，實務上多半是先請會計師或律師依工作安排評估，必要時直接改成員工制。

聘第一位美國員工前，雇主要完成哪些登記？

很多台商以為有 EIN 就能發薪水，其實 EIN 只是聯邦層級的雇主身分。真正發第一筆薪水前，通常要依序完成以下事項，而且是以「員工實際工作的州」為準，不是公司登記的州。舉例來說，公司登記在 Delaware、員工住在德州遠端上班，就要在德州處理雇主登記；州別選擇的影響可以參考美國公司設立州別怎麼選。

1. 確認公司已有 EIN，且 IRS 登記的公司名稱與地址正確。還沒申請的，可以先看美國公司 EIN 與銀行開戶指南。
2. 在員工工作州申請州所得稅扣繳帳號（有州所得稅的州才需要，例如加州、紐約州；德州、佛州沒有州個人所得稅）。
3. 申請州失業保險（State Unemployment Insurance，SUI）雇主帳號，取得新雇主費率。
4. 投保勞工賠償保險（workers’ compensation）。多數州強制雇主投保，規定與例外依州而定。
5. 員工到職時簽 Form W-4（聯邦扣繳），必要時加簽州扣繳表；並在到職後 3 個營業日內完成 Form I-9 身分與工作許可查核。
6. 依聯邦規定，在到職後 20 天內向州政府的新進員工登記系統（new hire reporting）申報，部分州的期限更短。
7. 確認最低工資、加班、薪資發放頻率與薪資單資訊符合聯邦與州規定。聯邦最低工資為每小時 7.25 美元，但許多州與城市訂得更高，以較高者為準。

順序很重要。若員工已經上班，州失業保險帳號卻還沒申請，第一季的申報就會延誤，之後要補報並可能被收滯納金。建議在確定錄取到正式到職之間，就把州帳號與保險處理完。

每一期薪水要扣什麼？公司又要負擔什麼？

美國的 Payroll 不是只有「付薪水」，而是公司每發一次薪，都要從員工薪資中代扣稅款，並另外負擔雇主端的稅，再依規定期限繳給 IRS 與州政府。代扣的部分在法律上屬於替政府保管的信託基金（trust fund），未依期限繳納時，IRS 可以對負責的人個人追究（Trust Fund Recovery Penalty），這也是為什麼不建議用「先發薪、稅之後再說」的方式處理。

換句話說，聘一位年薪 8 萬美元的員工，公司的成本不是 8 萬美元，還要加上雇主端的社會安全稅與醫療保險稅（合計 7.65%）、聯邦與州失業稅、勞工賠償保險，以及您決定提供的健康保險、退休金等福利。編預算時，建議以薪資再往上抓一段雇主成本，實際比例依州別與福利內容而不同，請會計師依您的情況試算。

全年要交哪些申報表？截止日一次整理

Payroll 的申報分成每次發薪後的繳款、每季申報與年度申報。繳款頻率（每月或半週）由 IRS 依公司過去的扣繳金額決定，新雇主通常從每月繳款開始。主要的聯邦表格如下：

• Form 941（每季）：申報當季代扣的聯邦所得稅、社會安全稅與醫療保險稅，截止日為季度結束後次月的最後一天（4 月 30 日、7 月 31 日、10 月 31 日、1 月 31 日）。
• Form 940（每年）：申報聯邦失業稅，次年 1 月 31 日前申報。
• Form W-2 與 W-3（每年）：次年 1 月 31 日前交給員工，並送交社會安全局（SSA）。
• Form 1099-NEC（每年）：付給美國承攬人的非員工報酬，2026 年起支付的款項，同一位承攬人全年達 2,000 美元就要申報（2025 年以前支付的款項門檻是 600 美元，2027 年起依通膨調整），次年 1 月 31 日前交給對方並送 IRS。
• 州的季度申報：州扣繳與州失業保險通常每季申報，格式與期限依州而定。

這些申報要和公司本身的所得稅申報、州年費與年報一起排進年度行事曆，年度維護的整體清單可以參考美國公司年度維護清單，公司層級的稅務則見美國公司稅務入門。

員工在別州遠端上班，或承攬人在台灣，怎麼處理？

跨州遠端員工

美國的薪資扣繳與失業保險，原則上跟著員工實際工作的地點走。公司在加州登記、員工搬到紐約州在家上班，公司通常就要在紐約州登記雇主帳號、代扣紐約州稅並加入紐約州失業保險。少數州對居住地與工作地不同的員工有特別規則，加上員工在某州工作也可能讓公司在該州產生營業登記或州稅義務，因此錄用遠端員工時，要先問清楚對方會在哪一州工作，搬家也要提前通知公司。

在台灣或其他國家的承攬人

美國公司付錢給人在台灣、勞務也在台灣提供的承攬人或工程師，在美國稅法上通常不屬於美國來源所得，美國端一般不需要扣繳，也不開 1099。實務上建議請對方簽 Form W-8BEN 存檔，證明對方是外國人，並在合約中寫清楚勞務地點、交付內容與智慧財產權歸屬。台灣端的部分，個人在台灣提供勞務取得的報酬，一般屬於台灣來源所得，需由本人依台灣規定申報；若對方其實是全職、受管理的團隊成員，則要另外評估台灣的勞動法規與勞健保責任，不能只靠一份承攬合約處理。

台灣母公司派人到美國

由台灣母公司派員工到美國分公司或子公司工作，要先處理簽證，常見途徑包括跨國公司內部調派的 L-1，以及符合條約投資條件的 E-2；以觀光或商務 B-1/B-2 身分入境實際上班，可能違反移民規定。薪資由哪一端發放、在美國工作期間的薪資是否要納入美國 Payroll、台美兩地稅務如何申報，都要在派駐前與會計師確認。非美國居民創辦人的身分問題，可延伸閱讀非美國居民可以成立美國公司嗎。

自己跑 Payroll、用軟體，還是交給 PEO 或 EOR？

人數少的時候，台商常見的做法有四種。選擇時重點不是哪一種最便宜，而是誰負責算對稅、準時繳款、登記州帳號，以及出錯時誰承擔。

我們的建議是：還在測試市場、只有一兩位人員時，EOR 或 PEO 可以先降低登記與合規負擔；確定長期經營、人數增加後，再改由自家美國公司直接雇用，搭配 Payroll 軟體與會計師覆核。無論哪一種，員工分類與勞動條件的最終責任仍在公司身上。

已經用錯方式聘人，怎麼補救？

如果您發現公司已經把實際上是員工的人用承攬方式付款，或員工已在某州上班卻沒有登記，建議依以下順序處理，越早主動處理，通常越能降低罰款與爭議：

1. 盤點所有付款對象：列出姓名、工作地點、工作內容、付款方式與金額，標記哪些人可能被認定為員工。
2. 請會計師或勞動法律師評估：依 IRS 與州的標準判斷身分，確認需要補登記的州與期間。
3. 立即補登記州帳號：先把州扣繳與州失業保險帳號申請下來，避免問題繼續擴大。
4. 改正後續付款方式：該轉為員工的，從下一期開始納入 Payroll，重新簽 W-4、I-9 與聘僱合約。
5. 評估過去期間的補報：IRS 設有自願分類和解計畫（Voluntary Classification Settlement Program，VCSP），符合資格的雇主可以用較低成本把承攬人改列為員工，是否適用要由專業人士判斷。
6. 檢查合約與文件一致：聘僱合約、薪資單、銀行付款紀錄與申報資料要對得起來，對外簽約與開票的一致性可參考美國公司簽約與開立 Invoice。

若您還沒開始聘人，最有效的做法是在發出錄取通知前，先把「工作地點在哪一州、是員工還是承攬、誰負責 Payroll」三件事確定下來。這三個答案決定了後續所有登記與成本。

常見問題

美國公司沒有美國人當員工，只有台灣老闆，要跑 Payroll 嗎？

不一定。若老闆人在台灣、沒有在美國工作，也沒有向美國公司領薪資，通常不需要建立美國 Payroll。若公司是 C-Corp，負責人在美國實際工作並領取報酬，就可能要以員工身分納入 Payroll；LLC 成員的報酬則依稅務分類處理，方式不同。建議依公司型態與實際工作地點請會計師確認。

付給美國承攬人的錢，什麼情況要開 1099-NEC？

付給美國人或美國公司的非員工報酬，同一對象全年達到門檻就要申報。2026 年起支付的款項門檻為 2,000 美元，2025 年以前支付的款項為 600 美元。付款前請對方先填 W-9，取得正確的稅號與名稱；若對方是外國人且勞務在美國境外提供，通常改收 W-8BEN，不開 1099。

員工住在沒有州所得稅的州，是不是就不用做州的登記？

不是。德州、佛州等州雖然沒有州個人所得稅，不需要州扣繳帳號，但州失業保險仍然要登記並按季申報，勞工賠償保險與新進員工申報也要依州規定處理。

可以先用承攬合約試用，之後再轉員工嗎？

可以安排試用期，但身分判斷看的是試用期間的實際工作方式。如果試用期間就要求固定工時、使用公司系統並接受主管指揮，即使合約寫承攬，仍可能被認定為員工。比較穩妥的做法是直接以員工身分聘用並約定試用條件，或讓承攬人真的以獨立方式交付專案成果。

資料來源

• IRS：Independent contractor (self-employed) or employee?
• IRS：Understanding employment taxes
• IRS：Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC
• IRS：Voluntary Classification Settlement Program
• SSA：2026 Social Security Changes
• USCIS：I-9 Central
• U.S. Department of Labor：Minimum Wage
• California EDD：ABC Test

本文為一般資訊整理，不構成法律、稅務或移民意見。各州雇主登記、稅率與勞動規定經常調整，實際適用請以 IRS、各州政府最新公告為準，並由會計師、律師依個案判斷。